آيت الله هاشمى شاهرودى، با صدور بخشنامه اى از تمام مراجع قضايى در سراسر كشور خواست با پرهيز از اعطاى نيابت هاى قضايى مبهم، و ناقص از تقاضاى جلب و اعزام تحت الحفظ متهمان بدون تفهيم اتهام و صدور قرار تامين و جلب و احضار افراد بدون توجه و دلايل كافى خوددارى كنند.

رييس قوه قضاييه در اين بخشنامه تاكيد كرده است: برخى گزارش هاى رسيده حكايت از تنوع رويه ها در مورد نيابت هاى قضايى دارد و اعطاى نيابت هاى مبهم، مجمل و كلى و ناقص علاوه بر صرف هزينه هاى زايد و اتلاف وقت موجبات سرگردانى صاحبان دعاوى و اطاله دادرسى را فراهم مى آورد. به گزارش ايسنا، متن بخشنامه رييس قوه قضاييه به اين شرح است: نظر به اهميت و لزوم رعايت مقررات و قوانين آيين دادرسى، بالاخص در زمينه هاى تعقيب، احضار و جلب اشخاص و نيز قواعد مربوط به صلاحيت هاى ذاتى، نسبى و محلى مراجع قضايى، چگونگى اعطاء و اجراى نيابت هاى قضايى كه از متفرعات بحث صلاحيت مراجع قضايى است و با توجه به اين كه برخى گزارش هاى رسيده حكايت از تشتت و تنوع رويه ها درمورد نيابت هاى قضايى دارد و از طرفى، اعطاى نيابت هاى مبهم، مجمل و كلى و مشتمل بر نواقص، علاوه بر صرف هزينه هاى زياد و اتلاف وقت، موجبات سرگردانى صاحبان دعاوى و ارباب رجوع و در نتيجه اطاله دادرسى را فراهم مى آورد، بنابراين ضمن تذكر لزوم رعايت قوانين و مقررات مربوط از سوى كليه مراجع و مقامات قضايى معطى و مجرى، بر اعمال دقيق موارد و نكات ذيل تاكيد مى شود:
۱ – در تنظيم برگ اعطاى نيابت قضايى، ضمن درج مشخصات و نشانى دقيق و كامل طرفين پرونده و شهود، مى بايست نام و سمت قاضى معطى نيابت به طور دقيق ذكر شود و سپس توسط وى، برگه مزبور امضا و مهر گردد.
۲ – مراجع معطى نيابت، در ارسال برگ نيابت به حوزه قضايى موردنظر، دقت لازم را معمول دارند تا از ارسال آن به مركز استان كه باعث طولانى شدن زمان اجراى نيابت مى شود، جلوگيرى گردد. لازم است حوزه هاى قضايى كه برگ اعطاى نيابت اشتباها به آن واحد واصل گرديده اوراق مربوطه را بدون عودت به مرجع معطى نيابت راسا به حوزه قضايى مجرى نيابت ارسال نمايند و رونوشت آن نيز به مرجع معطى نيابت جهت اطلاع و پيگيرى داده شود تا موجب اطاله رسيدگى نشود.
۳ – ضرورى است ضمن پرهيز از اعطاى نيابت هاى مبهم، مجمل، كلى و ناقص، هريك از اقداماتى كه مى بايست توسط مرجع مجرى نيابت معمول گردد، به طور روشن و خوانا و دقيق با ذكر جزييات كامل در برگ اعطاى نيابت قيد گردد و همچنين دلايل مجرميت متهم به صورت دقيق و مشخص احصاء و در مواردى كه اوراقى از پرونده نياز به ملاحظه قاضى مجرى نيابت باشد، رونوشت آنها پيوست گردد.

۴ – در تنظيم برگ اعطاى نيابت قضايى، مى بايست اختيارات قانونى تفويض شده با توجه به موارد خواسته به صورت كامل واگذار گردد تا از مكاتبه مجدد بين مرجع مجرى با مرجع معطى نيابت جلوگيرى شود.
۵ – از تقاضاى جلب و اعزام تحت الحفظ متهم بدون تفهيم اتهام و صدور قرار تامين خوددارى گردد و از جلب و احضار افراد، بدون توجه به اتهام و دلايل كافى پرهيز به عمل آيد. همچنين درمورد محكومين آراى غيابى، دادنامه غيابى ضميمه گردد.
۶ – درخصوص تقاضاى مربوط به ممنوع الخروج و استرداد مجرمين، با توجه به وظايف دادستانى كل كشور و اداره حقوقى قوه قضاييه، حسب مورد اقدام گردد.
۷ – درمواردى كه متهمين موضوع نيابت بيش از يك نفر باشند و راجع به يكى از متهمين اقدامات نيابتى كامل گردد يا پس از تحقيق و اخذ تامين از متهم، وجود اوراق نيابت جهت ادامه تحقيقات ديگر ضرورى باشد، قاضى مجرى نيابت موظف است، اوراق نيابت را تفكيك و در مورد متهمى كه نسبت به وى تحقيقات انجام و تامين اخذ گرديده است، فورا اوراق مربوط را به همراه متهم موصوف به مرجع معطى نيابت اعاده و اعزام نمايد و در هيچ شرايطى مدت بازداشت وى بيش از ۴۸ ساعت نشود.
۸ – نيابت هاى صادره مى بايست با استفاده از نمابر (فاكس) ارسال شود و درجهت تضمين صحت و اصالت آن، مدير دفتر حوزه قضايى يا جانشين طرف گيرنده بايد با درج مشخصات خود و امضاى ذيل اوراق نيابت، مراتب را تاييد نمايد و در غير اين صورت مانند ضرورت اعزام مامور ضابط به همراه پرونده و غيره، حداكثر ظرف ۳ روز پرونده موضوع نيابت به مرجع مجرى نيابت ارسال گردد.
۹ – با توجه به اينكه در حوزه قضايى تهران، امور نيابت در مجتمع ويژه نيابت متمركز گرديده است، لازم است تمامى مكاتبات با موضوع نيابت ازطريق نشانى كامل به همراه شماره نمابر (فاكس) كه متعاقبا از طريق دادگسترى استان تهران اعلام خواهد شد، به عمل آيد.